¿Por qué oficina sin papel?

Principales motivos para cambiar a oficina sin papel
Manejo excesivo de documentos en papel en toda la organización
Dificultad para el control de versiones finales de los documentos
Islas de información confidencial diseminada a lo largo de la Organización
Dificultad para acceder a la información de manera remota y segura y para localizar documentos específicos
Gastos excesivos en copias, mensajería, manejo y almacenaje de expedientes físicos
No existe el modelo de búsqueda electrónica de documentos

 

Administración de Contenido

Un medio para gestionar, organizar, preservar y almacenar todo tipo de datos corporativos, desde contenidos estructurados y no estructurados a imágenes y automatización de procesos.

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Information Governance

La Gestión de la información es la estrategia que las organizaciones están desplegando para gestionar proactivamente riesgos de la información.

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Actual

                 

 

· Documentos y Expedientes físicos generados y actualizados en distintos áreas de la compañía (Externo/Interno).
· De difícil acceso
· Sin control de versiones
· No existe disponibilidad inmediata
· Inexistente un expediente único
· Copias físicas en aéreas/departamentos
· Distintas versiones, no actualizado
· No auditable
· No existe el expediente (operativo) durante el proceso, sino como expediente administrativo
· No existe un modelo de seguridad de la información digital

 

Oficina Sin Papel

               


✓ Documentos y Expedientes
✓ Actualizados
✓ Fácil acceso
✓ Auditables
✓ Centralizados
✓ Seguro y Monitoreo constante
✓ Control de versiones
✓ Habilita la colaboración
✓ Mejora en los servicios hacia el cliente
✓ Flujos de trabajo
✓ Permite implementar ciclos de mejora continua
✓ Facilita cumplir con normatividad

 

Proceso de Administración de Contenido

Taxonomía:

Modelo de clasificación documental.

 

Seguridad:

Provee 4 niveles de acceso a para los documentos (Elaboración, Confidencial, Privado y Público) y 5 roles o perfiles de usuarios (Consumidor, Autor, Confidencial, Administrador y Responsable), estos se combinan para atender las necesidades documentales de cada oficina.

 

Folders:

Estructuras de carpetas definidas por los usuarios según sus necesidades (por año, proyecto, proceso, empleado, etc)

 

Accesibilidad:

Acceso al sistema a través de un navegador Web a través de la intranet o internet

 

Acceso fuera de línea:

Disponibilidad de consulta de los documentos electrónicos de manera local con sincronización automática al contar con acceso a la Oficina Digital

 

Búsqueda:

Provee funcionalidad de búsqueda por metadatos (clasificación) y/o contenido (texto) en los documentos almacenados.

 

Flujo de trabajo:

Capacidad de automatizar un proceso de revisión y/o autorización documental de manera instantánea y crear anotaciones sobre los documentos

 

Alertas y Reportes:

Envío de correos electrónicos al modificarse o consultarse un documentos específico o al llegar una tarea como parte de un flujo de trabajo. Además de contar con una serie de reportes para consulta de la información contenida en el repositorio y trazas de auditoría de eventos ocurridos.

 

Firma electrónica avanzada:

Posibilidad de Firmar documentos de manera electrónica.

 

Integración:

Capacidad de re-utilizar los catálogos institucionales Ej Listado de proveedores, empleados, y proyectos. Y/o proporcionar los documentos electrónicos almacenados a otros sistemas (SAP, Portales, GIS, Etc.)